AEO认证时的程序体系主要包括防范体系、识别体系和应对体系。

 

防范体系

防范体系是为防范对外贸易等方面的风险而建立的程序体系,主要由以下要素组成:

 

梳理统计合规数据

企业应梳理统计合规数据,建立数据库,通过数据库对各个风险点进行全面有序的总结,并提前建立应对预案。例如,在跨境电商平台企业的AEO高级认证中,要求企业“建立知识产权库、价格数据库、历史交易库和企业信息库等后台业务风险管理数据库。应海关要求提供有关风险防控方面的信息和数据”。这就说明,跨境电商平台企业要根据自身经营管理的实际情况,梳理统计相关数据,建立相关的数据库,以便实现更好的识别和风险应对。

 

风险评估

风险评估是AEO认证的重点要求,在针对多种类型的企业认证标准中多次出现。例如,在外贸综合服务企业的AEO高级认证中,要求企业“设置专门业务风险管理部门,重点围绕合作伙伴内部控制、守法规范、贸易安全等开展风险评估与日常监控,部门职责分工明确并有效落实”。申请企业应在AEO认证关注的重点方面评估自身以及商业伙伴的风险,并形成评估过程的材料和评估报告。

 

合规审查

01 商业伙伴的合规审查

供应链安全是AEO认证追求的目标,因此,对于商业伙伴的安全,AEO认证给予了特别关注。例如,在进出口货物收发货人的AEO高级认证中,要求企业“定期监控或者检查商业伙伴遵守贸易安全要求的情况,并有书面制度和程序”。可见,只有认证企业供应链中的商业伙伴均符合标准,才可能真正有效地实现AEO认证的目的。

02 客户的审查

例如,在进出境快件运营人的AEO高级认证中,要求企业“建立符合法律法规要求的揽收快件验视、复核制度并有效落实,对限制类快件应当要求客户提供有关证明文件,对不符合法律法规要求的快件不得揽收承运”。

03 企业内部审查

例如,在报关企业的AEO高级认证中,要求企业“代理申报前,有专门部门对进出口单证及相关信息、监管证件、商业单据等资料的真实性、完整性和有效性进行合理审查并复核纠错”。这里的“复核纠错”,就是企业的内部审查。

 

报告制度

针对外贸企业的风险点和风险领域,AEO认证特别强调了报告制度,要求企业建立风控部门和重大事项报告制度,并且报告内容可以直接通达至管理人员,甚至监管机关。同时,AEO认证的标准要求,也可通过报告制度从上而下地贯穿整个企业,以使合规要求在企业中得到重视,最终得到有效执行。

 

AEO的报告要求主要体现在两方面:

01 认证标准有信息及时报告、沟通的要求

例如,在AEO高级认证的通用标准中,要求企业“在出现货物、物品溢、短装,法检商品安全、卫生、环保等指标不合格或者其他异常现象时要及时报告或者采取其他应对措施,并有书面制度和程序”。这就要求申请认证的企业在出现货物指标不合格,或者其他异常现象时,信息能够及时反馈至管理层。

02 AEO认证要求企业及时向监管机关报告

例如,在进出境快件运营人的AEO高级认证中,要求企业“建立对有违法嫌疑或高风险快件处置制度,发现上述情况及时采取处置措施并向海关报告”。

 

合规培训

针对不同类型的企业,AEO认证均有相应的培训要求。既有对自己员工的培训,也有对客户的培训。例如,在AEO高级认证的通用标准中,要求企业“建立海关法律法规等相关规定的内部培训制度并有效落实”。又如,在跨境电商平台企业的AEO高级认证中,要求企业“建立面向跨境电子商务企业、跨境电子商务企业境内代理人(以下简称‘电商企业及其境内代理人’)的海关法律法规等相关规定的常态化培训制度并有效落实,建立培训效果评估机制”。

 

既有针对不特定人的培训,也有针对特定人的培训。例如,在AEO高级认证的通用标准中,要求企业“对员工进行信息安全相关的培训”。又如,同样在AEO高级认证的通用标准中,要求企业“法定代表人(负责人)、负责关务的高级管理人员、关务负责人、负责贸易安全的高级管理人员应当每年参加2次以上海关法律法规等相关规定的内部培训,及时了解、掌握相关管理规定”。

 

既有定期培训,也有不定期培训。例如,在AEO高级认证的通用标准中,要求企业“定期对员工进行与国际贸易供应链中货物流动相关风险的教育和培训,让员工了解、掌握海关认证企业在保证货物安全过程中应做的工作”。又如,在报关企业的AEO高级认证中,要求企业“建立面向客户的海关法律法规等相关规定的培训制度并有效落实,每年开展客户海关业务专业培训”。再如,在AEO高级认证的通用标准中,要求企业“建立海关法律法规等相关规定的内部培训制度并有效落实”。

 

AEO认证的培训,要求企业建立培训制度,而且还要求“有效落实”。这就意味着,培训要有培训通知、培训记录、培训课件、过程视频照片、所有参加培训人员的签字,必要时还应“建立培训效果评估机制”,以留存相关证据。

 

识别体系

识别体系要求申请认证的企业能够识别违规之处及风险,从而进行有效的风险防控,主要体现为以下方式:

 

行为或制度识别

当企业或商业伙伴执行某一业务时,其行为或制度与国家法律法规出现矛盾冲突时,应当予以识别。例如,在跨境电商平台企业的AEO高级认证中,要求企业“建立对电商企业及其境内代理人交易行为的监控制度,能够有效识别非正常交易行为并采取相应的处置措施”。这一标准说明,当电商企业及其境内代理人交易行为出现与国家法律法规抵触之处,即非正常交易时,认证企业应当立即识别。

 

人员识别

在AEO认证中,要求认证企业的工作人员对风险能够进行识别。AEO人员识别可分为两种模式:一种模式是企业所有员工在工作岗位中能够了解和识别企业相关风险。例如,在AEO高级认证的通用标准中,要求企业“对未经许可进入、身份不明的人员能够识别并加以处置”。这条标准要求企业的任何人都能够对身份不明的人进行识别。另一种模式是专门的识别模式。例如,在跨境外贸综合服务企业的AEO高级认证中,要求企业“设置专门部门或岗位人员,对外贸综合服务平台客户订单对应的进出口货物以及生产工厂信息、知识产权授权或合法渠道进货证明和客户提供的监管证件、商业单据、进出口单证等资料的真实性、完整性和有效性进行合理审查”。这就是要求企业建立专门的部门或岗位人员,对相关的风险进行识别。

 

设备识别

此条是企业借助机械或其他设备,对可能存在的违规情况进行识别,以预防风险。例如,在AEO高级认证的通用标准中,要求企业“对企业员工进行身份识别和出入权限控制,限制未经授权员工进入敏感区域,对员工身份标识的发放和回收进行统一管理。员工的车辆进入企业应当停放在指定区域”。这就是借助监控、视频、电子感应等设备,对员工的身份风险进行识别,以确保企业生产经营安全。

 

数据识别

数据识别要求企业通过自身积累的经营管理数据或者第三方数据,识别相关风险,并采取预防和处置措施。例如,在跨境电商平台企业的AEO高级认证中,要求企业“利用跨境电子商务平台运营所积累的数据对商品价格、归类等税收要素、产品质量和交易真实性进行监控”。这就是要求企业通过数据对风险进行识别。

 

应对体系

应对体系是指如出现违反AEO标准的违规行为,企业能够及时应对处理合规引发的危机,主要包括以下方面:

 

提前建立预案

申请认证的企业应当建立相关预案,以备不时之需。例如,在AEO高级认证的通用标准中,要求企业“建立应对灾害、紧急情况的应急预案”。

 

事先重点审核

对于部分涉及国家禁令的领域,应当进行事先重点审核。例如:在跨境电子商务平台企业的AEO高级认证中,要求企业“建立符合法律法规要求的揽收快件验视、复核制度并有效落实,对限制类快件应当要求客户提供有关证明文件,对不符合法律法规要求的快件不得揽收承运”。此标准就是对于限制类进出口物品的事先重点审核。

 

监管配合

无论是否发生风险,AEO均要求认证企业配合监管部门的监管和调查。在正常的经营过程中,以及合规风险发生后,企业要有效地配合相关机构的监管和调查。例如,在进出境快件运营人的AEO高级认证中,要求企业“具备与海关即时对接的条件。向海关开放相关系统查询使用权限,满足海关管理需求”。又如,在AEO高级认证的通用条款中,要求企业在“2年内无拒不配合海关执法的情形”。这些要求,就是对海关监管和调查的配合。另外,还有一类要求,即将相关资料、文件、信息在较长的时间内予以保存,也是为了配合海关的监管和调查。例如,在外贸综合服务企业的AEO高级认证中,要求企业“信息系统和外贸综合服务信息平台的数据及时、准确、完整、规范。信息系统和外贸综合服务信息平台数据保存3年以上”。这就要求企业在平时对经营管理的相关内容、资料、文件、信息进行记录、留存和妥善保管,以便有效地配合调查。


及时处置与应对

企业对风险要及时、果断地进行处置,阻断风险发生的进程,修复风险产生的后果。例如,在外贸综合服务企业的AEO高级认证中,要求企业“装运出口货物、出境物品要视频监控并保存视频监控记录3个月;派员实地监装比例不低于10%。发现有违法嫌疑或者高风险的货物,及时采取合理的处置措施,并向海关报告”。类似的及时处置要求在认证中并不鲜见,反映了AEO认证对企业具有风险管控能力的要求。

 

完善合规体系

在此方面,AEO认证主要体现在认证企业须要求合作伙伴不断优化自身体系,完善自身商业环境。例如,在进出境快件运营人的AEO高级认证中,要求企业“建立境内和境外合作者的风险分级管理制度,结合海关监管情况及企业内部掌握情况对合作者进行动态评估,要求合作者按照海关认证标准优化和完善贸易安全管理”。

 

稿源:中国海关杂志

 

 

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